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xx市政集团工程项目收发文管理流程制度 -龙8long8手机登录

施工方案汇总

一、收文管理制度

1. 目标

1.1 为提高办公效率,使收文管理程序规范化、制度化、系统化;

1.2 对收文内容及时回馈。

2. 适用范围

适用于xx市政全资或(参照长春市政操作模式运行的)合作项目的项目公司收文管理。

3. 程序内容

3.1收文的签收及归档

3.1.1工地项目所有收文一般均由工程助理/资料员签收,如其他人员代签,务必将原件立即交付工程助理/资料员;

3.1.2工程助理/资料员收文后立即将正本编号归档(归档要求根据档案管理制度执行),填写“收文登记表”,同时将影印本送交项目执行总经理及项目工程师。

3.2指定主办人员

3.2.1项目执行总经理审阅文件;

3.2.2项目执行总经理提出处理意见及指定主办人员,并将文件及处理意见交付主办人员处理。或工程助理/资料员根据项目部工程师的分工而提交专项工程师,并将“收文分项处理跟踪表”交专项工程师签收。

3.3项目工程师执行处理

3.3.1如文件为汇报性质的,项目工程师阅读了解,并通知工程助理/资料员对该文件结案;

3.3.2如文件有待解决内容,由主办项目工程师负责制定或召集相关单位协商解决办法;

3.3.2如文件内容需回复,由主办项目工程师负责拟订回文。

3.4项目执行总经理核阅

3.4.1主办项目工程师将协商处理结果汇报项目执行总经理核阅;

3.4.2项目执行总经理同意后作为决议内容由主办项目工程师负责实施;

3.4.3项目执行总经理判断是否需要公司相关部门流转确认,需要公司相关部门流转确认的决议送公司审核。

3.5实施决议内容

3.5.1重要决议内容由工程助理/资料员列入“工作重点事项跟踪表”,由主办项目工程师负责执行,执行情况由项目执行总经理及工程助理进行跟踪管控;

3.5.2发文参照“发文管理制度”。

3.6 结案归档

3.6.1收文相关内容处理结果经项目执行总经理认可后结案;

3.6.2工程助理/资料员在收文登记表中登记结案日期。

3.6.3每季度末由工程助理/资料员将发文整理成册,交总师室审阅。

4.控制要点

4.1签收文件时务必写明签收人姓名,签收日期;

4.2收文的回应工作由工程助理/资料员负责全程的跟踪管控;

4.3在合约中对收文的回复或直接来文中有明确的时间限制,超期视为对收文内容已默认。因此工程助理/资料员要负责回应工作的时程管控;

4.4项目执行总经理及工程助理通过“收文分项处理跟踪表”进行回应工作的管控,主办工程师在夕会中进行工作进展汇报,当日的所有收文要在工作日志中记录。

5.使用表单

5.1收文登记表

5.2收文分项处理跟踪表

5.3工作重点事项跟踪表

5.4工程联系单(业主、监理、施工单位/班组来文)
(注:后附使用范本 来文)

二、发文管理制度

1.目的

1.1发文是工地工程项目管理的重要掌控手段,制订本制度是为了使工地工程项目的发文规范化、系统化、时效化;

1.2对发文内容进行及时的回馈及有效的跟踪掌控。

2.程序内容

2.1发文的拟订

2.1.1由各主办项目工程师根据主办事项工程管理的需求拟订;

2.1.2项目执行总经理根据工程管理需求指定主办项目工程师拟订;

2.1.3我方收文有需答复或解释之内容,由主办项目工程师拟订回文。

2.2发文的内容

2.2.1工地的所有发文均采用相同的表格,见“公司统一表格”,如有图纸或其它文件均作为发文之附件。

2.3项目执行总经理核阅

2.3.1所有的发文须经项目执行总经理核阅并签字后方有效;

2.3.2所有的发文须签盖项目专用图章或公司公章后方有效。

2.4工程部发文

2.4.1工程部发文包括现场对外安全要求、管理要求、会议通知,一般性发文等,此发文经项目执行总经理核阅同意后加盖项目公司工程部章印。工程助理/资料员并填写“工程部章印使用登记表”做好用章登记手续。

2.5公司流转审核

2.5.1对工程中涉及到的工程变更、技术设计变更、质量变化、材料更换及一切引起费用增减的发文,均由公司相关部门流转确认并加盖公司章印;

2.5.2公司流转文件由工程助理/资料员统一送交公司指定专职流转人员,具体操作流程参照相应管理流程及公司文件流转规定。

2.6发文的登录及编码

2.6.1为了保障所有发文的正确归档,所有的发文须经工程助理/资料员统一进行登录及编码。

2.7发文

2.7.1工程部发文及公司已流转确认的发文统一由工程助理登录及编码,由工程助理统一分发各相关单位;

2.7.2发文必须由收文单位进行签收,详见“发文签收表”。

2.8发文事项的跟踪

2.8.1发文事项的执行由主办项目工程师负责督导,结案后告知工程助理进行结案登记。

2.9发文的归档

2.9.1所有发文由工程助理/资料员统一进行归档;

2.9.1工程助理/资料员在进行发文登录时将发文原稿存档,并将公司审核完的“工程变更单(表2)”影印本分发给主办项目工程师;

2.9.2工程助理/资料员在发文事项结案后在“发文登记表”中登记结案日期。

3.控制要点

3.1发文签收应在签收文件时务必写明签收人姓名,签收日期;

3.2当天的文件必须由工程助理/资料员当天发送相关单位;

3.3发文如需回复,应在发文中明确要求回复日期;

3.4发文如有交办执行内容,应明确要求执行完成日期;

3.5工程部发文严格按照根据公司相应项目公司印张使用规定执行;工程助理/资料员做好用章登记手续;

3.6主办工程师在夕会中进行工作进展汇报,当日的所有发文要在工作日志及日报中记录。

4.使用表单

4.1发文登记表

4.2发文签收表

4.3章印使用登记表

4.4工程联系单(发文业主、监理、施工单位/班组(注:后附使用范本) )

 

 

xx市政集团有限公司项目管理部
二○○八年六月二十七日

附件:

1、项目___印章使用登记表
2、印章外出使用审批单
3、公司印章留样备案表
4、 收 发 文 登 记 表
5、收文登记表(工程类)

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